Mise à jour le 22.03.2024
En quoi l’office organising est propice au bien-être et à la productivité au travail : artisans, commerçants, professions libérales, indépendants et PME, mais aussi en télétravail…
Le home et office organising est un métier aux multiples facettes. Le professionnel va s’adapter aux besoins et attentes de ses clients : particuliers ou professionnels.
L’office organising fait référence à des prestations de conseil ou d’accompagnement dans des espaces de travail, sur le lieu de travail (entreprise, bureau, réserve, espace d’archivage, cabinet médical ou paramédical, atelier…) ou à domicile (bureau, atelier, archives professionnelles…).
Qu’est-ce que l’office organising ?
Dans le cadre de l’office organising, le professionnel de l’organisation intervient directement auprès d’un salarié en télétravail, d’un professionnel indépendant (profession libérale, artisan, commerçant etc.) ou d’une PME / TPE pour :
- Trier et classer les documents (papiers et numériques), mettre de l’ordre dans un bureau, un espace de travail, désencombrer et ranger,
- Mettre en place des règles de gestion et d’organisation de la boîte mail, de tri numérique,
- Mettre en place un système de classement (plan de classement) ou d’archivage,
- Optimiser le ou les espaces de travail, le(s) rendre plus fonctionnel(s),
- Mettre en place des process, une organisation favorable à l’efficacité, à la productivité, mais aussi au bien-être au travail.
Désordre et désorganisation au travail
✔️ Vous avez une multitude d’e-mails non-lus, vous êtes envahi de newsletters, d’alertes, de spams…
✔️ Votre agenda déborde de rendez-vous incontournables pour certains, mais aussi contraints et superflus dans votre activité pour d’autres…
✔️ Votre bureau croule sous les documents de tout genre, mais aussi factures et relances d’impayés.
✔️ Vous rencontrez des problèmes de gestion de vos archives, dans vos stocks.
✔️ Vous craignez de jeter des papiers et conservez tout.
✔️ Vous reportez de nombreuses tâches du quotidien et procrastinez sur tout ce qui n’est pas en lien direct avec votre cœur de métier (les tâches administratives par exemple…).
✔️ Vous rachetez des fournitures de bureau et petits matériels, ne sachant pas ce dont vous disposez.
✔️ Vous perdez du temps, de l’argent, votre charge mental est à son maximum…
“La magie du rangement au travail”
Cet ouvrage de Marie Kondo – qui s’applique cette fois-ci au travail – est riche en contenus et inspirations pour améliorer la vie professionnelle tant matériellement que psychologiquement.
Elle l’a co-écrit avec Scott Sonenshein, psychologue du travail.
Voir le livre
La base = le rangement de l’espace de travail (bureau, cabinet, atelier, réserve…), qu’il soit sur son lieu de travail ou à son domicile (télétravail).
« Dans une étude portant sur 1000 Américains actifs, 90% avaient le sentiment que le désordre avait un effet négatif sur leur vie ». Les principales raisons invoquées étaient une productivité moindre, un état d’esprit négatif, une baisse de motivation et une diminution du bonheur perçu. » (p.15)
Les coûts associés à la désorganisation en entreprise peuvent être considérables. Les pertes peuvent être importantes en raison d’impayés de facture ou au contraire du non-encaissement de chèques… Les plus grandes pertes concernent bien souvent le temps consacré à chercher des documents ou des objets. Selon Marie Kondo, les chiffres montrent qu’un employé passe en moyenne chaque année l’équivalent d’une semaine de travail à mettre la main sur des objets perdus…
Le désordre immatériel est également tout aussi important. Nous pouvons rapidement nous laisser submerger au travail :
- par le désordre numérique : e-mails, fichiers, mots de passe, notifications, alertes, newsletters…
- mais aussi par les nombreuses réunions, tâches et projets toujours plus nombreux à gérer qui encombrent et désorganisent notre quotidien…
L’ouvrage de Marie Kondo regorge de constats édifiants et de méthodes simples à mettre en place pour favoriser bien-être, productivité et efficacité au travail.
L’organisation du bureau
Désormais notre bureau se situe là on nous installons notre ordinateur portable. Il est donc primordial de choisir un emplacement adapté, en retrait de toute distraction (si cela est possible), ordonné et organisé afin de disposer d’un espace de travail propice à la concentration. Le désordre favorise la dispersion des pensées et accroît la charge mentale.
Je vous conseille l’aménagement d’un espace plutôt minimaliste composé de votre ordinateur portable, d’un pot à crayon, de vos principaux dossiers et d’un trieur vous permettant de classer par thématique vos documents correspondants aux dossiers en cours. Il est également important de disposer d’un lieu ressource de classement sur des étagères, dans un placard…
Il est primordial de distinguer les documents « en cours », des documents « à classer » ou « à archiver ».
Si vous ne disposez pas d’un bureau dédié et fixe, prévoyez une petite caisse permettant de regrouper et de déplacer chaque soir vos supports de travail dans un casier, un espace ou une pièce dédié.
Quels papiers et documents conserver ?
Comme les particuliers, les professionnels doivent être vigilants afin de conserver le documents ayant un caractère légal.
Contrats, factures, livre comptable, statuts… font l’objet de délais légaux de conservation à respecter. Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. Mais il ne faut pas tout conserver, par peur de jeter, afin de ne pas se laisser envahir…
En savoir plus
Les délais légaux détaillés sur service-public.fr
Des espaces de travail réaménagés suite à la crise sanitaire
Après deux années de crise sanitaire, avec la démocratisation du télétravail et la généralisation du modèle hybride, le (ré)aménagement des espaces de travail est au cœur encore aujourd’hui des préoccupations de nombreuses entreprises.
Les bureaux sont désormais plus collaboratifs, plus flexibles, plus conviviaux… et le seront encore plus demain.
Le flex office est un nouveau mode d’organisation de l’espace de bureau. Dans ce fonctionnement, les postes de travail ne sont pas attribués aux salariés ; ces derniers doivent faire preuve de flexibilité, d’agilité et d’organisation pour s’installer, voire réserver des espaces de travail partagés en fonction de leurs journées de travail sur site ou de télétravail.
Ce phénomène a émergé dans les années 1990, il s’est profondément développé avec les contraintes de télétravail liées à la crise sanitaire.
« D’ici à 2030, 40 à 50 % des bâtiments tertiaires suivront une logique de flex, selon Olivier Brun, directeur associé du cabinet Greenworking, qui s’attend à une massification très forte, notamment dans les grandes agglomérations. Les raisons ? L’optimisation des coûts immobiliers et la réduction de l’impact environnemental. » Voir l’article
Pour être acceptée, cette organisation doit répartir les espaces selon les besoins des salariés et être pensée en environnement qui nourrit les échanges. Les salariés doivent être associés à l’étude de besoins : casiers de rangement de leurs matériel ou dossiers, matériel informatique… et accompagnés.
Les salariés doivent aussi parfois être accompagnés dans l’organisation de leur espace de travail à leur domicile, en situation de télétravail. La table de séjour ou le plan de travail de la cuisine ne doivent pas devenir des annexes du bureau. Il est important d’aménager à son domicile un espace de travail dédié, propice à la concentration et afin de bien séparer la vie pro de la vie perso.
Anticipation, priorisation et planification au travail
Nombreuses sont les méthodes qui peuvent permettre d’accroître l’efficacité et la productivité au travail, mais aussi le bien-être.
▶️ Des outils simples comme la tenue rigoureuse d’un agenda (papier ou numériques) et la tenue de To do List sont incontournables.
▶️ La gestion des priorités avec la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est une matrice de décision destinée à organiser toutes nos tâches selon leur importance et leur urgence. Elle aide à prioriser et à passer au second plan des tâches importantes pour se consacrer aux tâches urgentes…
▶️ Je vous conseille le livre de David Allen “S’organiser pour réussir” ou il présente sa méthode GTD – Getting Things Done. Cette méthode apprend à :
- réévaluer ses objectifs au fur et à mesure que les priorités changent
- se débarrasser du sentiment d’être débordé, anxieux, stressé, impuissant…
- planifier et matérialiser les projets
- accepter de ne pas pouvoir tout faire en même temps
▶️ La règle des deux minutes de David Allen est également d’une efficacité redoutable. Je vous conseille vivement de l’appliquer pour arrêter de procrastiner :
« Tout ce qui peut être fait en moins de deux minutes, le faire tout de suite ».
La mise en pratique de cette petite règle au quotidien au travail, comme à la maison vous évitera bien des déconvenues, des oublis et allègera votre charge mentale.
▶️ Je vous conseille également le livre de Diane Ballonad Rolland : “Slow working. 10 séances d’autocoaching pour travailler moins mais mieux“
Il regorge d’astuces pour :
- Créer un environnement de travail propice à la concentration
- Définir des plages de disponibilités (ou non-disponibilités dans son agenda)
- Positionner des temps de réflexion dans sa journée ou sa semaine de travail
- Préserver du temps pour les imprévus
- Faire la chasse et définir une stratégie contre les “voleurs de temps”
- Adopter la sobriété numérique et apprendre à déconnecter
- Remettre du plaisir et redonner du sens au travail…
L’organisation “au sens large” qu’elle soit matérielle ou immatérielle au travail contribue à améliorer la productivité et le bien-être au travail ; elle favorise également un meilleur équilibre vie-pro / vie perso.
“Le rangement de l’espace de travail améliore les performances et accroît le plaisir de travailler. ”
Marie Kondo
Vous souhaitez en savoir plus, bénéficier de conseils ou d’un accompagnement dans votre organisation au travail, contactez-moi, le rendez-vous diagnostic est gratuit.