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Un tri numérique simple et responsable

Un tri numérique simple et responsable

|20 février 2022 | Bureau, Home organiser, Office organiser, Organisation

4% des émissions de gaz à effet de serre sont aujourd’hui dues au numérique et ces chiffres pourraient avoir doublés en 2025 Source : ADEME

Nous devons tous être acteurs pour réduire le poids du numérique dans nos vies et alléger un quotidien très souvent encombré, voire saturé de notifications, mails, newsletter en tous genres…

Les causes d’une mauvaise gestion de nos contenus numériques

  • Le manque de temps, d’idées, d’organisation : ne pas savoir comment faire, où enregistrer les fichiers, quoi conserver…
  • La procrastination : tendance à ajourner, à remettre systématiquement au lendemain.
    Prendre rendez-vous chez le médecin, payer les impôts, boucler un dossier… Nous différons souvent à plus tard des échéances du quotidien, voire des échéances importantes. Pour certains cela peut devenir un mode de vie, ils se laissent déborder et leur quotidien en est affecté.
    Il en est de même pour notre organisation numérique, il est plus facile de laisser “couler”…
  • « Infobésité » : se définit comme l’excès d’informations propre à l’ère du numérique
    Article revue CAIRN (2014)
    « L’humanité a produit au cours des trente dernières années plus d’informations qu’en deux mille ans d’histoire et ce volume d’informations double tous les quatre ans … ». On parle aussi de « Surcharge informationnelle », « L’information accessible est devenue une tyrannie », « Nous vivons une nouvelle forme de pollution des cerveaux par l’excès d’information ».
    Cet excès d’information affecte tant la sphère personnelle que professionnelle.

Les conséquences

  • Perte de temps
  • Stress, charge mentale
  • Perte de documents, de données
  • Retards de paiements (non prise en compte d’un mail, d’une facture…)
  • Tensions, disputes (couple, famille)…
    “47% des Français avouent que trier et ranger a déjà été à l’origine de disputes” (Etude “Les Français et le rangement” réalisée par l’Ifop pour Homebox en 2014).

Comment procéder, organiser ses contenus numériques sur son ordinateur ?

La méthode va être très comparable à celle du tri des papiers, il faut supprimer un maximum de fichiers inutiles et structurer l’information.
Il faudra y consacrer du temps, l’ouverture des fichiers pour en connaître les contenus est chronophage.

1- Vider son espace « bureau d’ordinateur ». Tout enregistrer dans un dossier « A traiter ».
Ce dossier sera progressivement vidé de son contenu, les fichiers seront dispatchés dans de nouveaux dossiers.

2- Créer une arborescence simple avec des dossiers et sous-dossiers

  • A supprimer
  • Documents
  • Photos
    Famille…
    Amis…
  • Vidéos

▶️ Pour les photos et les vidéos, classer les fichiers par année.
▶️ Le dossier « A supprimer » permettra de mettre des fichiers en attente avant de les jeter à la corbeille.
▶️ Renommer les fichiers afin qu’ils soient explicites.

3- Ne conserver que les documents, photos, vidéos :

  • importants pour vous
  • utiles
  • ayant une valeur légale…

4- Y consacrer du temps :

  • au tri initial, à l’organisation des contenus conservés.
  • aux mises à jour, afin de ne pas se laisser envahir à nouveau au bout de quelques mois en mettant en place une routine de tri (deux fois par an par exemple) afin de mettre en place une organisation durable.
  • bloquer des créneaux dans son agenda.

Sécuriser ses enregistrements

Prévoir deux systèmes de stockage/sauvegarde :

  • ordinateur personnel
  • stockage en ligne / cloud
  • disque dur externe

Durées légales de conservation des documents numériques

Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document : factures, contrats d’assurance, bulletins de salaires, garanties, impôts… comme pour les documents papiers.

Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.

Papier ou numérique : sous quelle forme conserver les documents ?

Tout dépend de la manière dont le document est transmis.

  • si un document est transmis sous format numérique : le conserver au format numérique.
  • si le document est transmis au format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conserver l’original, en support papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie.

Pour les particuliers : Service-public.fr 

S’alléger du poids du numérique

  • Prévoir des temps de déconnexion
  • Supprimer les notifications : téléphone portable et boîte mails
  • Organiser sa boîte mail avec des dossiers, sous-dossiers pour les messages utiles, à conserver
  • Traiter les mails à réception et en supprimer un maximum
  • Si vous manquez de temps, déplacer les mails reçus dans un dossier « A traiter »
  • Se désinscrire des newsletters et alertes e-mails polluantes
  • Avoir un gestionnaire de mot de passe numérique de préférence (keepass, bitwarden…) pour faciliter la connexion à vos comptes sur les différents sites (ou sous forme de répertoire papier).
  • Procéder régulièrement au tri de sa boîte mails afin de réduire son emprunte carbone et s’alléger du superflu…

Adopter des habitudes numériques plus responsables

Le numérique nous apporte des bénéfices indéniables au quotidien mais il a aussi des impacts environnementaux qu’il ne faut pas négliger.

Nous pouvons les réduire en changeant quelques habitudes :

  • éviter le renouvellement trop fréquent de nos équipements
  • avant tout achat d’un matériel neuf, penser au reconditionné
  • avant tout achat, vérifier l’indice de réparabilité.
    Depuis le 1er janvier 2021, cet indice (noté sur 10) est présent sur plusieurs produits, dont les smartphones, ordinateurs portables et télévisions. Plus la note est élevée, plus l’appareil sera facile à réparer en cas de panne. Plus d’infos sur longuevieauxobjets.gouv.fr
  • éteindre l’ordinateur au-delà d’1 h d’absence et, dans tous les cas, en fin de journée.

Pour aller plus loin : «En route vers la sobriété numérique » (ADEME – Novembre 2021)

3ème édition du Cyber World Cleanup Day, le 19 mars 2022

Il s’agit de la journée nationale de nettoyage des données, qui a également pour objectif de donner une seconde vie aux équipements numériques. Cette journée s’adresse à tous : particuliers et professionnels, écoles, collectivités, associations…

Chacun peut s’associer au mouvement Cyber World Cleanup Day, le 19 mars 2022 à titre personnel ou professionnel…

Je vous encourage vivement à y participer, cette journée nationale crée une vrai dynamique de changement vers des pratiques numériques plus responsable ♻️


Vous souhaitez en savoir plus, bénéficier de conseils ou d’un accompagnement dans votre organisation numérique, contactez-moi, le rendez-vous diagnostic est gratuit.

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